1. Introdução

O primeiro método estruturado para o fluxo de um processo, o fluxograma, foi introduzido por Frank Gilberth aos membros da American Society of Mechanical Engineers (ASME) em 1921 durante a apresentação intitulada “Process Charts – First Steps in Finding the One Best Way”. Após sua apresentação, a ferramenta passou a fazer parte do currículo do curso de Engenharia Industrial. No início dos anos 30, um engenheiro industrial chamado Allan H. Mogensen começou a capacitar alguns homens de negócio a utilizarem esta ferramenta.  

Em 1944, um aluno de Mogenses, Art Spinager levou esta ferramenta para a Procter Gamble, difundindo seu uso em um dos seus programas de melhoria. Outro aluno, Bem S. Graham, diretor da Formcraft Engenharia, adaptou o fluxograma para que ele também informasse o fluxo de informação, desenvolvendo um fluxograma multi-fluxo, mostrando os vários documentos utilizados ao longo do processo e suas interações. Em 1947, ASME adotou um conjunto de símbolos derivados do trabalho do Gilberth.

Já no universo dos programas de computadores, onde ficaram tão famosos, os fluxogramas chegaram em 1947. Goldstein e von Neumann utilizaram vários fluxograma de programação em seu trabalho “Planning and coding of problems for an electronic computing instrument, Part II, Volume 1”. Foi no campo dos algoritmos de computadores que os fluxogramas atingiram seu apogeu.

Porém, na década de 70 os fluxogramas começaram a perder sua popularidade, quando os terminais de computação interativos e as linguagens de programação de terceira geração começaram a substituir os fluxogramas. Por meio do código fonte nestas linguagens era possível expressar os algoritmos de maneira muito mais clara e concisa do que utilizando-se os fluxogramas. Expressar o algoritmo no próprio código fonte permitia a equipe trabalhar separadamente, pois não havia mais erros de “tradução” do fluxograma para a linguagem de programação.  

Apesar de terem sua popularidade diminuída no campo da computação, o fluxograma é ainda uma das melhores ferramentas para se mapear e medir um processo. Com a popularização das técnicas de melhoria de processos, como TQM, Lean e Six Sigma, e com a difusão das normas ISO de padronização de processos, o fluxograma continua mais atual que nunca.

O mapeamento de processo por meio do fluxograma é uma importante estratégia de diagnóstico para projetos de melhoria. Um bom fluxograma é fundamental para que a equipe consiga compreender como o processo funciona atualmente.

2. Definição

O fluxograma é uma das ferramentas básicas de melhoria que fornece uma imagem visual de um processo que está sendo estudado. Esta imagem é feita através de uma representação gráfica da série de atividades que definem o processo. Existem diversas razões para se preparar um fluxograma de um processo, tais como:

  • Facilita o aprendizado da equipe sobre o processo que está sendo analisado;
  • Torna o processo atual “visível”;
  • Mostra as responsabilidades e relações entre etapas e áreas envolvidas no processo;
  • Permite identificar etapas que não agregam valor;
  • Permite identificar gargalos, complexidades, atrasos, ineficiências e desperdícios;
  • Permite medir o tempo de ciclo de atividades;
  • Identificar oportunidade de reduzir custos de processamento;
  • Identificar “quick wins”.

3.      Como usá-lo

a.      Simbologia

A maioria dos fluxogramas utilizam três tipos principais de símbolos:

fx0

fx000

Os símbolos são conectados um a um por setas, de acordo com o fluxo do processo.

Dica1: Há muitos outros símbolos que podem ser utilizados no fluxograma. Entretanto, deve-se lembrar que um dos usos mais importantes do fluxograma é a comunicação. Se você for utilizar símbolos muito diferentes que somente parte de sua audiência entende, há uma grande chance de que você falhe na comunicação. Por isto, a dica é: mantenha sempre as coisas simples.

 

b.      Como construir

 

Para construir seu fluxograma, comece definindo as fronteiras do seu processo. Uma ferramenta muito útil para definir as fronteiras de um processo é o SIPOC. Determine o tipo de fluxograma a ser utilizado e o seu nível de detalhes.  Pense em todas as atividades de um processo e liste-as na ordem em que ocorrem. Faça perguntas como: O que realmente acontece no próximo processo? Há alguma decisão que precisa ser tomada antes do próximo passo? ou Quais aprovações são necessárias antes da próxima tarefa? Para ajudá-lo na tarefa de elaboração do fluxograma, é fundamental que esteja acompanhado por pessoas que conheçam o processo e que consigam lhe ajudar à cria-lo.

Comece o fluxograma desenhando um círculo alongado e escreva “início” dentro. Então vá para a primeira atividade ou pergunta, utilizando um retângulo ou o losango para representa-los. Escreva a atividade ou a pergunta dentro do retângulo ou do losango e ligue a forma até a próxima atividade.

Trabalhe por meio do processo todo, mostrando as atividades e as perguntas na ordem em que ocorrem. Conecte-as por meio de flechas para mostrar qual é o fluxo do processo. Nos locais em que houver perguntas, desenhas as flechas saindo do losango para cada uma das possibilidades e nomeie as saídas. E lembre-se de mostrar o final do processo utilizando a mesma forma utilizado para mostrar o início, porém desta vez, dentro da forma escreve a palavra “fim”.

Por último, desafio seu fluxograma. Faça isto perguntando para você mesmo se cada uma das atividades e dos pontos de decisão listados estão corretos e na ordem correta. E, se você estiver utilizando o fluxograma para uma atividade de melhoria, olhe cada atividade e busque por aquelas que não agregam valor sob a ótica do cliente para eliminá-las. Olhe também se as atividades estão sendo feitas pelas pessoas certas e da maneira certa. Olho clínico neste momento poderá trazer ganhos importantes no seu processo.

Dica 2: fluxogramas podem rapidamente tornar-se muito complicados a ponto de você não mais conseguir mostra-los e uma folha de papel. Quando isto acontecer você deverá utilizar os conectores (pequenos círculo com um número dentro) em que o fluxo de atividades conecta-se a uma outra atividade que está em outra página. Utilizando o mesmo número nos conectores, é possível acompanhar o fluxo mesmo quando este pula de página.

Dica 3: descreva o processo como ele é hoje. Nunca descreva num fluxograma um processo ideal.

Dica 4: inicia o desenvolvimento do fluxograma com uma versão macro, caso contrário vai acabar se perdendo em detalhes. Com o fluxograma bem entendido na versão macro, se necessário, parta para a versão micro.

Dica 5: não utilize mapeamento feito no passado. Eles podem estar muito desfasados ou podem não terem sido feitos utilizando-se do cuidado necessário.

 

4.      Tipos de fluxograma

 

Quando trabalhamos com fluxograma, podemos dividi-los em duas categorias principais:

 

a.      Fluxograma multifuncional: possui um foco nas unidades organizacionais, permitindo que seja compreendido o fluxo do processo entre os departamentos. É muito útil para os processos que não se completam em uma única área, indicando assim os responsáveis por cada etapa e permitindo identificar problemas que acontecem quando os processos passam de uma área para a outra.

b.      Fluxograma vertical: é o mais utilizado em atividades de melhoria. Possibilita enxergar as relações entre atividades, pontos de decisão, inspeção, loops de retrabalho e sua complexidade. Para sua elaboração, é necessário começar pelo nível mais elevado e depois ir adicionando os detalhes.

c.       Diagrama espaguete: método que utiliza uma linha contínua para rastrear o caminho percorrido por um item ou por pessoas durante a realização de um processo. Por haver muitas idas e vindas ao mesmo ponto, o desenho assemelha-se à um prato de espaguete. Muito usado para expor layouts ineficientes que geram desperdícios. Neste diagrama pode ser mostrado o fluxo de materiais, informações e pessoas.

 

5.      Exemplo (colocar os exemplos “dentro” da descrição de cada fluxograma)

 

Fluxograma multifuncional

fx2 

 

Fluxograma vertical

fx3 

 

Diagrama espaguete

 fx4

 

6.      Exercício

 

Elabore um fluxograma completo da principal atividade que você executa em sua empresa.

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